En México, la validación de facturas electrónicas o CFDI es una tarea crítica para asegurar el cumplimiento fiscal, evitar sanciones del SAT y proteger la salud financiera de las empresas. Este proceso va más allá de verificar que la factura esté timbrada, es necesario llevar a cabo una revisión de múltiples elementos que pueden marcar la diferencia entre una deducción válida y la prevención de riesgos financieros y consecuencias fiscales.
No llevar a cabo o hacer una validación de facturas deficiente, puede derivar en deducciones incorrectas, inconsistencias fiscales; además, a nivel operativo puede ser causa de pagos duplicados, inconsistencia en conciliaciones y retrasos en la aprobación de facturas
7 elementos clave se deben considerar en la validación de facturas
A continuación te detallamos elementos clave que deben revisarse en una validación de facturas, y no deben dejarse pasar por ningún motivo.
Validaciones obligatorias que aplican para todos los CFDI
1. Estructura XML
Valida que el archivo cumpla con el estándar técnico del Anexo 20 del SAT y sea legible para los sistemas contables.
2. Datos fiscales
Confirma que el RFC, nombre y código postal del emisor y receptor coincidan con los datos registrados ante el SAT
3. Validez ante el SAT
Verifica que la factura esté timbrada y registrada. Puedes hacerlo en el portal del SAT o a través de un sistema especializado como Portal de Proveedores
4. Listas negras
Asegúrate de que el emisor no esté catalogado como EFOS o como “No Localizado”, ya que las consecuencias de recibir facturas de EFOS van desde multas económicas hasta ser declarado EDOS
5. Duplicidad
Confirma que la factura no haya sido registrada o pagada previamente en tu registro contable
6. Documento original
Confirma que el CFDI no haya sido alterado después de su emisión original.
7. Forma y método de pago
Verifica la coherencia entre la forma de pago (transferencia, tarjeta, efectivo) y el método de pago declarado (Pago en una sola exhibición – PUE o Pago en parcialidades o diferido – PPD).
Validación de facturas de proveedores
Además de las validaciones generales, cuando se trata de facturas de proveedores, es esencial realizar revisiones adicionales:
- Fecha de recepción: Confirma que recibiste la factura dentro del periodo fiscal correspondiente.
- Expediente del proveedor: Verifica que el expediente de tu proveedor esté actualizado y su registro ante el SAT siga vigente.
- Coincidencia con la Orden de Compra: Confirma que los datos del producto o servicio que estás comprando coinciden con la Orden de Compra, contrato o presupuesto aprobado por el área correspondiente.
- Complemento de pago: Cuando la factura es PPD necesitas solicitar el Complemento de Pago correspondiente, además de la factura principal de la operación.
- Claves de producto y servicio: Revisa que las claves de producto y servicio correspondan con lo que recibiste.
- Impuestos y retenciones: Valida el correcto cálculo y aplicación del IVA y otras retenciones fiscales.
- Validación para REPSE: Además de confirmar el registro de tu proveedor ante el REPSE, valida que cumpla con sus obligaciones fiscales y laborales.
- Autorizaciones internas: Confirma la aprobación del área correspondiente y la evidencia documental de la recepción del bien o servicio.
Validación de facturas de viáticos
En el caso de facturas por concepto de gastos de viaje, las validaciones que recomendamos son las siguientes:
- Gasto justificado para ser deducible: Confirma que el gasto corresponde a conceptos de viáticos autorizados por el SAT y estos cumplan con los montos máximos establecidos para ser deducibles
- Cumplimiento de políticas internas: Valida que el gasto esté previamente autorizado y además cumpla con las políticas de viáticos internas.
- Método y forma de pago justificable: Pagar mediante tarjetas corporativas o transferencias bancarias facilita la trazabilidad y conexión del gasto con tu empresa.
Automatización: La clave para una validación de facturas eficiente
La validación manual de CFDI no solo es lenta y propensa a errores; también aumenta el riesgo de errores humanos y consumo de tiempo innecesario. La mejor estrategia es optimizar este proceso mediante la automatización.
Un software de gestión de gastos y proveedores permite la validación automatizada de facturas que trae múltiples beneficios para tu empresa:
- Reducción significativa de errores humanos.
- Elimina pagos duplicados con controles de validación y recepción de facturas.
- Garantiza el cumplimiento fiscal con validaciones que se realizan en tiempo real.
- Las plataformas brindan reportes detallados, por lo tanto, obtienes trazabilidad completa y facilita la recopilación de información para auditorias.
- Agiliza los procesos administrativos, liberando recursos para tareas estratégicas.
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