Un software para viáticos inteligente no solo facilita la gestión de gastos de manera automática, también te ayuda a mejorar tareas en tu proceso de son propensas a errores humanos y que pueden generar problemas contables y de política interna. Por ello, muchas organizaciones que hoy día cuenta con este tipo de software lo consideran una herramienta clave para su organización
Te explicamos como funciona y los beneficios que aporta a tu empresa.
¿Cuáles son la funciones clave de un software para viáticos inteligente?
- Un software para viáticos automatizado como Gastos de Viaje tiene una aplicación móvil que facilita la captura de datos, pues tus colaboradores podrán subir sus CFDI de Pago y el sistema extrae los datos directamente del XML sin involucrar la captura manual de los mismos, reduciendo errores y tiempo en la captura.
- A diferencia de la validación manual de políticas de viáticos, con Gastos de Viaje, podrás configurar tus políticas de gastos empresariales y el sistema se encarga de verificar si sé esa cumpliendo con ellas, notificando si se ha incumplido con las mismas, evitando abusos o fugas de dinero.
- Con la ayuda de flujos de autorización se puede solicitar, revisar o aprobar un gasto, pues nuestro sistema de viáticos notifica en tiempo real las tareas ejecutadas que requieren aprobación de otro responsable, evitando retrasos o perdida de información necesaria para la aprobación, comprobación o rembolso de un viaje.
Diferencias clave entre Gasto de Viaje y otros software para viáticos
| Gastos de Viaje | Otras plataformas |
| Identificación y sugerencia de gastos deducibles o no | Puede validar las políticas internas, pero difícilmente están alineadas a las políticas del SAT para la deducción de viáticos |
| Validación los datos de cada CFDI reportado | Aceptan Factura e incluso tickets, pero no validan el status fiscal de la misma |
| Soporte en México | Muchas empresas internacionales ofrecen soporte en inglés y no especifico para México |
| Validación de EFOS ante el SAT | No ofrecen la validación de empresas que Realizan Operaciones Simuladas, lo que representa un riesgo fiscal. |
| Detecta duplicidad de facturas | Aceptan facturas, pero no validan si las facturas fueron reportadas previamente por otro colaborador. |
| Cálculo de deducibilidad según el tipo de gasto | Sus sistemas no están alineados a las políticas del SAT para calcular porcentajes o límites de deducibilidad. |
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Ventajas del uso de Gastos de Viaje
- Ahorras de tiempo en la captura y reportes de gastos, por lo que podrán dedicar más tiempo en tareas estratégicas.
- La captura automática de datos, elimina las inconsistencias u errores y mejora la precisión de datos.
- Concentrar toda la información relacionada con los viáticos en un solo punto de entrada, aumenta la eficacia para el tratamiento de datos, generación de informes y acceso a información detallada para una gestión más sencilla.
- Las funciones avanzadas de Gastos de Viaje como la validación de facturas, cálculo de deducibilidad, detección de facturas duplicadas, etc reduce la posibilidad de fraudes y malas prácticas.
Un software para viáticos inteligente como Gastos de Viaje puede transformar tu proceso de gestión de viáticos en una labor sencilla y eficiencia, aportando reducción de tiempo y errores para tu organización y tu proceso de gestión de viáticos
Si tu empresa aún gestiona viáticos de forma manual, considera Gastos de Viaje como una solución que te ayuda a automatizar y optimizar recursos para reducir riesgos financieros y eficientar tu operación en la administración de viáticos corporativos.
Gastos de Viaje es el software para viáticos que tu empresa necesita para llevar a tu empresa al siguiente nivel.
